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高科技时代的时间管理策略

时间:2010-9-3 11:06:40

在高科技的竞争时代,传呼机、手机、掌上电脑、网络形成立体式的通讯,如何应付、处理随时涌现在未来时间表上的约会,是每个主管头痛的事情。要保持每天的工作不会被这种网络时代的先进通讯挤压得失去控制,就要有一套管理时间的策略。
 
“五字真言”有效管理时间

高科技竞争时代时间管理的策略可以用五个字来概括:快、准、空、多、闲。

快:加快工作速度,制定计划要快,行动要快。网络时代的信息更新得太快了,任何事情都可能影响到商业活动。 你的首先任务就是把产品和信息推出,再通过网络不断地把改进的产品、信息给顾客。如果认为产品一经推出就完善无缺,而将产品压在公司内,那么在信息发达的今天,等你这个产品产出时,你就会发现,市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品,尽管质量可能不如你,但市场却是他们的。

准:对准目标。在许多事情同时开展时,不管事情的先后顺序和形态怎样,要对准你心中的那个核心目标,这个目标可以是长远的,也可以只是短时间的。每做一件事情,你就要去思考,这个决定是不是离你的目标很近,会不会浪费你或者团队的时间。

空:每周空出一天不做任何与工作有关的事情。这一天要上网去寻找未知领域的信息,任何无关于公司现行日常业务领域的信息,都可能会产生思维的亮光。对于一般人来讲,有时候让自己的脑袋暂时清空,去接受一些新事物,才能够引发更多想象以及创造的空间,获得比竞争对手更多的信息。

多:一是指要多用电子邮件和传真。二是指要多休息,多进修,多与人沟通,多反省自己。否则,你可能就是一个高科技时代的孤独者。

闲:留出时间,让自己闲下来,只做休闲的事。这点短时期内不重要,长期却十分重要。休息是为了走更长远的路。

时间管理就是做决策

美国财富杂志曾经报道过一个高级主管如何分身乏术的例子。高级主管的一天经常是十分忙碌的,会议、电话不断,舟车劳顿,很多的研讨会,甚至于吃饭时都有人汇报工作。这些高级主管,既要用宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司营运的琐事。很多高管几乎都是常年在外,要接受采访,甚至还要跟总统开会,他们有什么秘诀来管理时间呢?

时间管理其实就是做决策,是决定哪些事情重要,哪些事情不重要。前任惠普总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和顾客沟通,35%的时间在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间看公司文件,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系但却有利于公司的活动上,例如预备业界共同开发的技术专案,或者参加总统召集的有关贸易协商的咨询委员会。当然每天还要留下一些空档时间来处理突发事件,例如接受新闻界的采访。

美国一家著名电脑公司的总裁库拉特,每年有2/3的时间都不在公司,他怎么会有时间和顾客沟通?秘密在于授权。他聘用了一些退休的主管,把与顾客的电脑沟通工作都授权给他们,这样虽然他不与客户直接沟通,仍然可以掌握到顾客的需求。库拉特还授权别人来替代他到外界去演讲。授权使他有更多的时间。

越来越多的高级主管让别人来掌握自己的时间表,这并不代表主管失去了自我控制,相反,他们可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。当然,这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫授权一位副总裁(也是他的法律秘书)全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子,里面的事情分成两类,一类必须立刻完成,一类最迟可以延长到明天早上完成,这样做效果非常神奇。

虽然高级主管管理时间的方式各有不同,但目的都是一样的——让自己有时间去思考全局。大部分主管都同意,在日理万机之余让身心适度化休息是必要的。常年在外旅行的美国天美时装公司最高执行长管杰克·彼有个原则,旅行期间,一天晚上安排和顾客共进晚餐,另一天晚上休息。像这样把时间做适度调整的方法也可以供大家参考。

在高科技发展的今天,如何让自己的工作更具生产效益,如何让自己过得更有意义,甚至如何有空去休闲,关键就在于你怎样去管理自己的时间。

作者:988创业网 
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